Literówka w deklaracji, błędna interpretacja przepisu czy przeoczenie terminu - skutki takiej pomyłki biura rachunkowego to konsekwencje finansowe. Dlatego każda działalność w tej branży powinna mieć solidne ubezpieczenie.
Na co zwrócić uwagę, by umowa ubezpieczenia (dalej: polisa) faktycznie chroniła przed ryzykiem poniesienia konsekwencji finansowych biura rachunkowego?
Na barkach specjalistów od rachunkowości spoczywa odpowiedzialność za finanse firm, prawidłowość rozliczeń z urzędami i bezpieczeństwo podatkowe. Dobrze dobrane ubezpieczenie powinno być ściśle związane z prowadzoną działalnością biura i świadczonymi usługami. Część z nich idealnie wpisze się w zakres obowiązkowego ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej przedsiębiorców prowadzących działalność w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych, a część działań będzie wymagała uzupełnienia odrębnym, dobrowolnym ubezpieczeniem na warunkach odpowiedzialności cywilnej zawodowej.
Odpowiedź brzmi: tak, ale nie dla wszystkich.
Obowiązek posiadania polisy reguluje Ustawa o rachunkowości oraz stosowne Rozporządzenie Ministra Finansów. Zgodnie z przepisami, ubezpieczenie OC biura rachunkowego jest obowiązkowe dla przedsiębiorców, którzy wykonują działalność w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych. Chodzi tu przede wszystkim o prowadzenie ksiąg rachunkowych (pełna księgowość) dla spółek prawa handlowego, fundacji czy stowarzyszeń, jak również dla osób fizycznych.
Prawo narzuca również minimalną sumę gwarancyjną dla takiej polisy, która wynosi równowartość 10 000 euro w przeliczeniu na złotówki. Suma gwarancyjna w złotych ustalana jest przy zastosowaniu kursu średniego euro ogłoszonego przez Narodowy Bank Polski po raz pierwszy w roku, w którym umowa ubezpieczenia OC została zawarta.
Obowiązek ubezpieczenia OC powstaje najpóźniej w dniu poprzedzającym dzień rozpoczęcia wykonywania działalności w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych.
Zakres obowiązkowego OC biura rachunkowego jest precyzyjnie zdefiniowany w Rozporządzeniu w §2 ust. 1:
polisa chroni przed odpowiedzialnością cywilną za szkody wyrządzone w następstwie działania lub zaniechania Ubezpieczonego, w związku z prowadzoną przez niego działalnością w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych.
Ubezpieczyciel pokryje straty finansowe klienta, które są bezpośrednim skutkiem błędu biura w następstwie działania lub zaniechania. Mogą to być na przykład:
Ochrona w ramach obowiązkowego ubezpieczenia OC biura rachunkowego nie obejmuje szkód:
Biura rachunkowe świadczą kompleksową obsługę, która obejmuje prowadzenie spraw kadrowo-płacowych, rozliczenia z ZUS, a często także podstawowe doradztwo. Jednak żadna z tych czynności nie mieści się w zakresie obowiązkowego ubezpieczenia OC.
Błąd w naliczeniu wynagrodzenia, nieterminowe zgłoszenie pracownika do ZUS, czy nieprawidłowe sporządzenie świadectwa pracy – to realne ryzyka, które mogą spowodować dotkliwe roszczenia ze strony klienta lub jego pracowników.
Uzupełnienie obowiązkowej polisy o dobrowolne ubezpieczenie biura rachunkowego to zabezpieczenie przed takimi sytuacjami. Pozwala ono na:
1. Rozszerzenie zakresu ochrony o szkody powstałe wskutek wykonywania czynności zawodowych związanych z KPiR, usługami kadrowo-płacowymi, tj. obliczaniem wynagrodzeń za pracę, w tym premii, dodatków i innych świadczeń związanych ze stosunkiem pracy, poza stosunkiem pracy Rady Nadzorczej, Zarządu i umów cywilnoprawnych i ZUS, tj. obliczaniem składek na ubezpieczenia społeczne, ubezpieczenia zdrowotne, Fundusz Pracy, Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych, wpłat na Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych oraz przekazywaniem w tym zakresie niezbędnych dokumentów.
2. Podniesienie sumy gwarancyjnej do poziomu, który realnie odpowiada skali prowadzonej działalności i wartości obsługiwanych klientów (punktem odniesienia biura będzie wtedy jego przychód netto, bez VAT, osiągnięty za ostatni pełny rok bilansowy z zakresu usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych lub przychód planowany, jeśli biuro rozpoczyna działalność). 10 000 euro z obowiązkowego ubezpieczenia to kwota, która przy obsłudze większych firm może okazać się niewystarczająca.
Podsumowując, obowiązkowe OC pozwala zabezpieczyć podstawowe potrzeby ubezpieczeniowe w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych. Jednak prawdziwym przejawem profesjonalizmu jest polisa dobrowolna, która chroni pełne spektrum usług świadczonych przez biuro rachunkowe.