COMPLIANCE W SALTUS UBEZPIECZENIA

Zarządzanie zakładem ubezpieczeń w sposób prawidłowy wymaga właściwie zorganizowanego systemu zarządzania, którego istotnym elementem jest funkcja zgodności z przepisami - Compliance.
Podstawą funkcjonowania Compliance w SALTUS Ubezpieczenia jest ustawa z dnia 11 września 2015 r. o działalności ubezpieczeniowej i reasekuracyjnej (art. 64), stanowiącej element unijnego prawodawstwa ubezpieczeniowego Solvency II (Wypłacalność II). SALTUS Ubezpieczenia od wielu lat popiera i sukcesywnie wzmacnia funkcjonowanie systemu Compliance.

ZADANIA COMPLIANCE

W dzisiejszym świecie przepisy prawne, regulacje nadzorcze i inne standardy zmieniają się w błyskawicznym tempie. Compliance pomaga monitorować przeobrażające się otoczenie prawne, oceniać ich możliwy wpływ na działalność towarzystw ubezpieczeniowych, a także odpowiednio mierzyć możliwe ryzyko braku zgodności. Wierzymy, że należyta dbałość o zapewnienie zgodności ma wpływ na reputację instytucji finansowej, jaką jest zakład ubezpieczeń.

Do najważniejszych zadań Compliance w SALTUS Ubezpieczenia należą m.in.:

• monitorowanie zmian otoczenia prawnego,
• nadzór nad zgodnością działalności Towarzystw,
• doradzanie z zakresu zmian prawa i działań wdrożeniowych (alerty prawne, szkolenia),
• ocena umów i dokumentacji ubezpieczeniowej pod względem Compliance,
• zarządzanie konfliktami interesów, w tym polityką prezentową,
• wsparcie w przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu, stanowiących element przestępczości ubezpieczeniowej,
• cykliczna sprawozdawczość dla organów statutowych (zmiany prawa, konflikty interesów/whistleblowing, sprawy sądowe).

Zapewnieniu zgodności służą odpowiednio skonstruowane i realizowane regulacje wewnętrzne, takie jak: Kodeks etyki pracowników, Polityka zapewnienia zgodności (Compliance), Polityka whistleblowing, Polityka zarządzania konfliktami interesów (ŁAD KORPORACYJNY SALTUS TUW oraz ŁAD KORPORACYJNY SALTUS ŻYCIE SA).

SYSTEM ZGŁASZANIA NARUSZEŃ PRAWA (WHISTLEBLOWING)

SALTUS Ubezpieczenia zapewnia anonimowe zgłaszanie nieprawidłowości związanych z działalnością Towarzystw. Chcemy w ten sposób szybko i skutecznie reagować na naruszenia prawa, eliminując ryzyko sankcji i braku zgodności. Każde zgłoszenie traktujemy bardzo poważnie, poddajemy je analizie i wyjaśnianiu oraz wdrażamy ewentualne środki zaradcze.

W ten sposób wdrażamy ustawę o ochronie sygnalistów, Zasady Ładu Korporacyjnego dla instytucji nadzorowanych Komisji Nadzoru Finansowego oraz ustawę o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu.

Czego mogą dotyczyć zgłoszenia?

1. korupcji;
2. zamówień publicznych;
3. usług, produktów i rynków finansowych;
4. przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;
5. bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami;
6. bezpieczeństwa transportu;
7. ochrony środowiska;
8. ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego;
9. bezpieczeństwa żywności i pasz;
10. zdrowia i dobrostanu zwierząt;
11. zdrowia publicznego;
12. ochrony konsumentów;
13. ochrony prywatności i danych osobowych;
14. bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych;
15. interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej;
16. rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych;
17. konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela – występujące w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązane z dziedzinami wskazanymi w pkt 1–16.

Kto może być Sygnalistą?

Osoba fizyczna zgłaszająca naruszenie w kontekście związanym z pracą  nazywana jest Sygnalistą. Taką osobą może być: pracownik, pracownik tymczasowy, osoba świadcząca pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, przedsiębiorca, prokurent, akcjonariusz lub wspólnik, członek organu osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej, osoba świadcząca pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy, stażysta, wolontariusz, praktykant. Sygnalistą może być także osoba fizyczna w przypadku zgłoszenia informacji o naruszeniu prawa uzyskanej w kontekście związanym z pracą przed nawiązaniem stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji w Towarzystwie lub na rzecz tego podmiotu, lub już po ich ustaniu.

Jak dokonać zgłoszenia?

1. Aplikacja - to anonimowa platforma do zgłaszania naruszeń prawa. Czynności można dokonać poprzez link:https://whistleblowing.saltus.pl/#/
   Z aplikacji można korzystać siedem dni w tygodniu przez całą dobę przy użyciu każdego urządzenia połączonego do sieci Internet.
2. Listownie - zgłoszenie nieprawidłowości można również wysłać pocztą tradycyjną na nasz adres ogólny: Saltus Ubezpieczenia, ul. Władysława IV 22 81-743 Sopot z dopiskiem „Compliance”.
3. Telefonicznie - Sygnalista ma możliwość dokonania zawiadomienia poprzez nienagrywany kontakt telefoniczny na numer bezpośredni do Działu Compliance (058-550-96-76) w godzinach pracy Towarzystw.
4. Poprzez bezpośrednie spotkanie - zgłoszenia można dokonać bezpośrednio do Działu Compliance, umawiając się wcześniej na spotkanie w siedzibie Towarzystw.

System whistleblowing nie może być wykorzystywany do zgłaszania informacji publicznie dostępnych, do celowych pomówień lub do świadomego podawania nieprawdziwych informacji.

OCHRONA DANYCH OSOBOWYCH I ZACHOWANIE POUFNOŚCI

SALTUS Ubezpieczenia zapewnia osobie dokonującej zgłoszenia ochronę przed działaniami odwetowymi, dyskryminacją lub innymi rodzajami niesprawiedliwego traktowania. Wszystkie zgłoszenia przetwarzane są zgodnie z unijnymi przepisami o ochronie danych. Towarzystwa gwarantują poufność zgłoszeń oraz danych w nich zawartych. Zgłaszający sam decyduje czy chce podać swoje dane czy pozostać anonimowy. Więcej informacji na ten temat przetwarzania danych osobowych w procesie zgłoszeń wewnętrznych opisuje załącznik do Procedury zgłoszeń wewnętrznych.

Procedury zgłoszeń wewnętrznych oraz opisy przetwarzania danych osobowych w tym procesie znajdują się poniżej: